Legal Tech für kleine Kanzleien: Eine Orientierungshilfe
Die fortschreitende Digitalisierung macht auch vor der Justizbranche nicht Halt. Besonders kleine Kanzleien können von der Integration neuer Technologien stark profitieren. Unter dem Begriff Legal Tech werden Techniklösungen zusammengefasst, die juristische Arbeitsabläufe vereinfachen und automatisieren. Dieser Artikel bietet dir eine Orientierungshilfe, wie du Legal Tech gewinnbringend für deine Kanzlei einsetzt.
Stufe 1: Standardisierung
Der erste Schritt in Richtung Effizienzsteigerung ist die Standardisierung. Dabei werden bestimmte Abläufe und Dokumente einheitlich gestaltet, um die Arbeitsweise zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Zwei wesentliche Ansätze zur Standardisierung sind:
- Verwendung von Standardschreiben: Diese werden einmal entwickelt und in der Software abgespeichert. Bei Bedarf kannst du diese schnell abrufen und anpassen.
- Klarheit über die Abläufe: Es ist wichtig, die Vorgehensweisen und Reihenfolgen für bestimmte Prozesse festzuhalten. Das schafft eine transparente Arbeitsstruktur und verhindert Fehler.
Stufe 2: Automatisierung
Auf eine erfolgreich umgesetzte Standardisierung folgt die Automatisierung. Sie basiert auf einer klaren Struktur und Logik der Arbeitsabläufe. Automatisierte Prozesse lösen sofort die nachfolgende Aktion aus, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Beispiele für die Automatisierung in der Praxis sind:
- Automatischer Versand von Mahnungen: Wenn innerhalb einer bestimmten Frist kein Zahlungseingang verbucht wird, verschickt das System automatisch eine Mahnung.
- Generierung und Versand von Dokumenten: Nachdem ein Mandant ein Formular ausgefüllt hat, erstellt die Software das erforderliche Dokument und versendet es automatisch.
- Auslösen einer Aktivität: Sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt oder ein Zeitpunkt erreicht ist, wird eine vordefinierte Aktion ausgeführt.
- Automatischer Datenabgleich: Die Software gleicht relevante Daten ab und nutzt die Ergebnisse für die nächsten Schritte.
- Auslesen und Weiterverarbeitung von Informationen: Informationen werden automatisiert erfasst und direkt weiterverarbeitet.
Diese Ansätze, die unter dem Begriff Legal Tech zusammengefasst werden, sind nicht nur für große Kanzleien relevant. Auch kleinere Einheiten können durch Standardisierung und Automatisierung enorm profitieren – und das oft zu überraschend niedrigen Kosten.
Proaktiv oder reaktiv?
Um den größtmöglichen Nutzen aus Legal Tech zu ziehen, ist es ratsam, die bisherige Arbeitsweise regelmäßig zu überdenken. Stelle dir und deinem Team folgende Fragen:
- Was nervt oder stört uns?
- Wo wird Zeit verschenkt?
- Was dauert zu lange?
- Was könnten andere übernehmen?
- Wo haben wir ein Problem?
- Was ist zu teuer?
- Wofür fehlt uns ständig die Zeit?
- Wo passieren häufig Fehler?
Sobald du solche Schwachstellen identifiziert hast, kannst du die Ursachen ermitteln und gezielt dagegen vorgehen. Lösungen findest du oft durch Schulungen, Anpassung der Arbeitsabläufe, Nutzung bisher ungenutzter Funktionen vorhandener Software oder die Investition in neue Dienstleistungen und Technologien.
In manchen Fällen ist es sinnvoll, Geschäftspartner zu finden, die ähnliche Herausforderungen haben. Durch Zusammenarbeit kannst du gemeinsam kostengünstige und effektive Lösungen entwickeln.
Fazit: Legal Tech als Chance
Am Ende sollte jedes Tool und jede Veränderung in der Arbeitsweise einen klaren Nutzen bieten. Egal ob es darum geht, eine bisher ungenutzte Gelegenheit wahrzunehmen oder ein bestehendes Problem zu lösen – die Entscheidung für oder gegen eine Legal Tech-Lösung hängt immer vom spezifischen Mehrwert ab, den sie bringt.
Dieser Artikel soll dir, als Einzelanwält:in oder Inhaber:in einer kleinen Kanzlei, helfen zu verstehen, wie du mit den Entwicklungen im Bereich Legal Tech umgehen kannst. Die vorgestellten Überlegungen zeigen auf, wie du verschiedene Angebote bewerten und deren Kosten-Nutzen-Verhältnis analysieren kannst.
Wenn du bemerkst, dass dich wiederkehrende Probleme ausbremsen oder du das Gefühl hast, dein volles Potenzial nicht entwickeln zu können, dann ist es an der Zeit, die Unterstützung von Legal Tech in Betracht zu ziehen. Bei DotFox unterstützen wir dich dabei, die besten Lösungen für deine Kanzlei zu finden und umzusetzen. Ruf uns an oder sende uns eine Nachricht, um mehr zu erfahren!
